Sgombero di un ufficio a Brescia a fine locazione: la checklist

Quattro settimane prima

Leggere il contratto per lo stato di riconsegna. Inventario: postazioni, sedie, armadi, pareti attrezzate, macchine, server, metri lineari di archivio. Decidere cosa va nella nuova sede, cosa si vende, cosa si conferisce. Le pareti in cartongesso e i controsoffitti installati dall’inquilino vanno rimossi se il contratto lo dice.

Tre settimane prima

Offrire in vendita gli arredi in buono stato: scrivanie, sedie ergonomiche, armadi metallici, tavoli riunione hanno mercato a Brescia. Avviare la selezione dell’archivio con chi conosce gli obblighi di conservazione (commercialista, responsabile amministrativo): cosa va conservato per legge, cosa al macero.

Due settimane prima

Sopralluogo, preventivo scritto con voci: smontaggio, RAEE, macero con attestato, cartongesso come inerte, conferimento, orari. Prenotare l’elettricista per gli impianti aggiuntivi e il tecnico IT per i dati. Avvisare il palazzo per l’uso dell’ascensore e gli orari di carico.

Una settimana prima

Backup dei dati, hard disk rimossi dai computer che vanno conferiti, batterie degli UPS a parte (piombo, pericolose). Scatole per ciò che si trasferisce. Archivio da conservare trasferito o affidato a un deposito esterno.

Il giorno dello sgombero

Di sabato o di sera, per non disturbare gli altri uffici del palazzo. Smontaggio delle postazioni, carico separato: legno, metallo, RAEE, carta al macero, cartongesso come inerte. Impianti a vista rimossi dopo l’elettricista. Sedie da riunione e tavoli in vetro con attenzione.

Dopo

Fori chiusi, pulizia, verbale di riconsegna con foto. Formulari e attestato di macero al proprietario dei muri e all’azienda. Il canone si chiude alla riconsegna: ogni settimana di ritardo costa.

I dati

Un archivio o un computer conferiti con i dati dentro sono un problema legale prima che pratico. Il macero con attestato per la carta e la rimozione degli hard disk per i computer chiudono il rischio. Server, rack, switch e telefoni sono RAEE professionali.

Studi medici e dentistici

Riuniti, sterilizzatrici, apparecchi radiologici: alcuni hanno vincoli di smaltimento specifici e vanno gestiti con ditte specializzate che indichiamo. Il resto dello studio (sala d’attesa, segreteria, archivio con dati sensibili al macero) entra nel nostro lavoro.

Uffici che si trasferiscono

Se l’azienda non chiude ma si sposta (dal centro all’hinterland, o viceversa), il lavoro è un trasloco più uno sgombero: postazioni che vanno nella nuova sede, arredi vecchi da conferire, archivio in parte trasferito. Un unico calendario nel weekend, con il lunedì operativo nella nuova sede, coordinato con IT ed elettricista.

Chi paga cosa

Le pareti installate dall’inquilino si rimuovono a sue spese salvo accordo. Gli arredi lasciati senza accordo vengono rimossi dal proprietario e addebitati. Una lista scritta (sgombero, rimozioni, ripristini, documenti) chiude tutto nei tempi e fa tornare la cauzione.

Un esempio: studio di dieci persone in centro

Contratto con riconsegna a fine mese, stato: vuoto, con le pareti in cartongesso installate dallo studio da rimuovere. Quattro settimane prima: inventario di dodici postazioni, dieci armadi, una sala riunioni, un archivio di sessanta metri, un piccolo server. Postazioni e sedie vendute a un altro studio in due settimane. Archivio selezionato dal commercialista: venti metri in un deposito esterno, quaranta al macero con attestato. Elettricista per le luci aggiuntive, IT per i dischi. Sgombero in un sabato con tre operatori: cartongesso demolito e conferito come inerte, RAEE separati, resto conferito. Lunedì: imbianchino. Riconsegna il giovedì con verbale, formulari e attestato di macero.

Le postazioni e le sedie

Le scrivanie in laminato si smontano e vanno con il legno; i telai metallici con il ferro; le sedie ergonomiche in buono stato si vendono, quelle rotte si separano. Un ufficio di dieci postazioni produce un carico misto che la squadra separa sul posto. Le sedie da riunione e i tavoli in vetro richiedono attenzione nel trasporto.

Server, rete e telefoni

Rack, switch, router, telefoni fissi, UPS con batterie al piombo: sono RAEE professionali. Le batterie degli UPS sono pericolose e vanno nel flusso dedicato. Prima del conferimento, il vostro IT deve aver spostato o cancellato i dati e rimosso i dischi. Coordiniamo con lui il giorno e l’ordine delle operazioni.